Прочитано

0

Правила деловой переписки, которые помогут повысить её эффективность

В мире, где правят электронная почта и социальные медиа, ваш успех прямо пропорционален вашей способности влиять на других посредством письма. Вот несколько указаний по написанию деловых сообщений с примерами из реальной жизни:

Люди в наше время попросту слишком заняты, чтобы разбираться в вашем мыслительном процессе. Им нужно, чтобы до сути электронного письма можно было добраться за пару предложений.

Неправильно: «В данном официальном документе мы рассмотрим потенциальное воздействие корректировочного обучения продажам в рамках взаимоотношений между покупателем и продавцом. Прежде всего, давайте обсудим первоначальные условия, которые форсировали наше изучение».

Правильно: «Если мы не профинансируем программу обучения продажам ABC, наши продажи резко упадут».

Плотная деловая переписка укрепляет взаимоотношения. Но какие отношения могут быть с кем-то, кого вы не знаете или кто прячется за деловым жаргоном?

Неправильно: «В операционные задачи данной организации входит повышение морального состояния, а также общей удовлетворённости работой».

Правильно: «Я хочу получать удовольствие, работая здесь. Уверен, вы тоже».

Хотя абстрактные концепции не лишены ценности, в них трудно вникнуть, когда они не привязаны к реальному примеру.

Неправильно: «Способность продаж и маркетинга действовать сообща в свете потенциальных сделок имеет ключевое значение для устойчивого роста дохода».

Правильно: «На днях мы упустили счёт Acme, потому что наше торговое обращение не было согласовано с маркетинговым обращением».  

Людям свойственно принимать решения, основываясь на чувствах, а затем ищут рациональное обоснование для принятого решения.

Неправильно: «По данным наших документов, 10% возможностей продаж упущены без сколь-нибудь продолжительного усилия в плане конкурентного анализа и сравнения».

Правильно: «Каждый из нас любит выигрывать сделки так сильно, что мы пугаемся, когда речь заходит о выяснении причин упущения сделки».

Использование неоригинальных деловых жаргонизмов или старых метафор превратит ваши сообщения в набор избитых умствований.  

Неправильно: «Этот пункт плана мероприятий требует нестандартного мышления».

Правильно: «Если у вас есть идея, которая, на ваш взгляд, может оказаться сырой или даже наполовину нереализованной, всё равно давайте её рассмотрим».

Повторение нагружает ваше сообщение, не добавляя полезного содержимого. Оно ослабляет и притупляет любую идею, которую вы пытаетесь донести.

Неправильно: «Эта программа обучения учит вас усваивать лучшие приёмы, советы, методы и навыки для каждой стадии процесса торговли».

Правильно: «Эта программа учит лучшим маркетинговым приёмам».

Похоже, некоторые деловые люди думают, что им платят за количество слов, как писателям бульварщины 1930-х годов.

Неправильно: «Чтобы сосредоточиться на внешней сфере, мы должны сосредоточиться как на внешней сфере, так и на внутренней (необходимо рассмотреть вопросы заказчика заказчика и внутреннего распределения сил), с внутренним сотрудничеством с общим фокусом/целью, установленной заинтересованными сторонами, ответственными за ориентированные на конечные бизнес-результаты, оптимизированные и скоординированные выходные показатели, выстроенные вокруг цикла продаж, и с проактивным подходом к инвестированию на более высоким уровне и отсутствием расположенности перекладывать ответственность на команды продаж, и нужные результаты будут достигнуты».

Правильно: «Нам нужно измерить, насколько хорошо это работает».

Если то, что вы говорите, не отличается от того, что говорят все остальные, зачем утруждаться?

Неправильно: «Наши услуги B2B повышают продажи и снижают затраты».

Правильно: «Наши заказчики часто удваивают размер своей прибыли. Ни один другой продавец на это не способен».

Прилагательные и наречия ослабляют ваше сообщение, особенно когда вы пытаетесь использовать их, чтобы оживить скучное предложение.

Неправильно: «У нас есть замечательный, совершенно новый продукт, который легко и просто разрешит наиболее трудные ваши проблемы процесса продаж».

Правильно: «Этот продукт поможет вам скорее превратить перспективы в заказчиков».

Люди с детства любят истории, а потому помнят их ещё долгое время после того, как факты ускользают из памяти.

Неправильно: «Исследования показывают, что некоторые офисные работники тратят целых 40% своего времени на составление и написание ответов на внутренние электронные письма».

Правильно: «Сегодня утром я сел, открыл Oulook, и знаете, что я увидел? Я увидел 237 новых сообщений! 237!! Вот я сижу и думаю: и как это я смогу разгрести весь этот мусор и при этом успеть сделать что-то действительно нужное?»

Использование ненужных длинных слов или излишне специального жаргона не поможет вам казаться умным – оно поможет вам казаться тем, кто строит из себя умника.

Неправильно: «Распространяющаяся на всё здание сетевая инфраструктура 802.11 теперь полностью внедрена и в настоящее время доступна для использования на рабочих местах».

Правильно: «Теперь вы можете пользоваться беспроводной сетью в этом здании».

Если только кто-то не знает вас лично и не доверяет вашим суждениям, ваше мнение не убедительно. Напротив, обычно оно звучит так, словно вы «слишком много возражаете».

Неправильно: «У нас лучшее обслуживание, самый надёжный продукт и самые дружелюбные продавцы».

Правильно: «Мы получили награду XYZ за лучшее обслуживание. Дважды. А здесь вы можете почитать отзывы».